Monitoring Faktur | Rozważna Firma

Należności pod kontrolą

Monitoring faktur w systemie Rozważna Firma to nie tylko narzędzie do automatycznej wysyłki przypomnień. To możliwość kompleksowego spojrzenia na finanse Twojej firmy oraz podejmowania skutecznych decyzji związanych z zarządzaniem należnościami.

Korzystając z monitoringu faktur dowiesz się jak długo musisz czekać na płatności od poszczególnych klientów, sprawdzisz którzy z nich mieli już wcześniej problemy z regulowaniem zobowiązań i będziesz mógł skorzystać z rozwiązań, które ograniczą ryzyko utraty należności.

Łatwa i szybka aktualizacja danych

System Zarządzania Należnościami możesz zintegrować z Twoim programem księgowym, i nie martwić się o aktualizowanie informacji. Wszystkie dane dotyczące klientów i faktur będą na bieżąco importowane. Szybko i bezproblemowo. Dane możesz również wprowadzić ręcznie lub wgrać z pliku, który wyeksportujesz z własnego programu do fakturowania.

Sposób 1

Integracja z programem księgowym

Zintegruj system z programem księgowym, co pozwoli na automatyczne aktualizowanie faktur i danych klientów.

Sposób 2

Import danych z pliku

Eksportuj plik ze swojego programu do fakturowania, który następnie wgraj do systemu i zdefiniuj szablon monitoringu.

Sposób 3

Ręczne wprowadzenie danych

Wprowadź dane ręcznie, wypełniając formularz zawierający: nazwę firmy, nip, adres, e-mail i telefon kontaktowy. Następnie wprowadź listę faktur.

Monitoruj faktury - to proste

Aby rozpocząć korzystanie z monitoringu faktur wystarczy wprowadzić do systemu salda należności klientów i zdefiniować scenariusz prowadzenia działań przypominawczych. Później musisz tylko pamiętać o regularniej aktualizacji listy faktur (minimum raz na 2 tygodnie), aby nie wysyłać powiadomień do klientów, którzy już zapłacili.

Jeśli zintegrujesz system ze swoim programem księgowym, nie musisz się martwić nawet tym. Wszystko będzie się działo automatycznie.

Wyłącznie od Ciebie zależy, kiedy Twój klient otrzyma przypomnienie o terminie spłaty należności. Możesz także wybrać jego formę: wiadomość sms/vms lub e-mail. Wiadomość SMS wysyłana jest pod numery telefonów komórkowych, natomiast wiadomość głosowa (vms) wysyłana jest pod numery telefonów stacjonarnych.

Treść powiadomień i scenariusze monitoringu zostały przygotowane tak, aby skutecznie, a zarazem taktownie przypominać o terminie spłaty zobowiązania. W każdej chwili możesz wstrzymać nadawanie powiadomień lub określić, jakie przypomnienia w scenariuszu nie zostaną wysłane.

Wgrywasz aktualną listę należności

Wprowadzasz informacje o swoich klientach i fakturach do systemu. System aktualizuje bazę kontrahentów oraz stan faktur, a także oznacza zapłacone należności.

Wybierasz klientów do monitorowania

Sam wybierasz klientów, których płatności chcesz monitorować. W każdej chwili możesz zrezygnować z monitorowania, nawet po rozpoczęciu akcji wysyłania powiadomień.

Przypisujesz scenariusze

To od Ciebie zależy jak długo chcesz monitorować należności od poszczególnych klientów. Może to zależeć od danego klienta lub branży, w której działa Twój partner biznesowy. Cykl monitoringu, który został określony przez specjalistów, może trwać maksymalnie 30, 60 lub 90 dni.

System wysyła powiadomienia

Po określeniu scenariusza monitorowania, w ustalonym czasie system sam wyśle powiadomienia. Zawsze masz kontrolę nad tym kto, co i kiedy otrzymuje.

Cykliczne
monitorowanie
faktur

Aktualizujesz listę faktur

Aktualizacja raz na 2 tygodnie jest niezbędna, aby zawsze wysyłać powiadomienia z adekwatnymi informacjami do klientów. Bieżące informacje są również ważne dla Twojego biznesu, abyś zawsze znał stan niezapłaconych faktur.

Zobacz jak działa SMS

Intuicyjny system dostępny przez przeglądarkę

Do skutecznego i łatwego zarządzania należnościami potrzebujesz jedynie komputera i połączenia z Internetem. Dzięki temu możesz już bez przeszkód korzystać z wszystkich możliwości, jakie daje Ci System Zarządzania Należnościami.

Wszystko na temat finansów Twojej firmy

Informacje i analizy dostarczane przez system pozwolą Ci kompleksowo spojrzeć na stan należności i podejmować decyzje, które będą najbardziej korzystne dla Twojej firmy.

Przypominasz o płatnościach

Regularnie i automatycznie wysyłasz przypomnienia o płatnościach. Zbliżających się oraz tych, których termin już upłynął. Wgrywasz listę faktur i klientów, definiujesz scenariusz monitoringu, wybierasz formę komunikacji (sms/vms/e-mail).

Wiesz kto i kiedy płaci

Korzystając z systemu poznajesz zwyczaje płatnicze swoich klientów. Wiesz kto płaci w terminie, a komu należy o tym przypominać. Kto jest wiarygodnym kontrahentem i kto miał już w przeszłości problemy z regulowaniem zobowiązań. Otrzymujesz szczegółowe informacje na temat każdego klienta.

Podejmujesz decyzje

Na podstawie informacji i statystyk dostarczanych przez system podejmujesz decyzje i minimalizujesz ryzyko współpracy z nierzetelnymi kontrahentami. Możesz zastosować bardziej restrykcyjną politykę handlową, wdrożyć działania prewencyjne albo skierować sprawy do windykacji.

Optymalizujesz działania

Każdy tydzień korzystania z monitoringu faktur, to kolejna porcja istotnych informacji dotyczących Twojego biznesu. Wykorzystaj je, aby skutecznie chronić swoją firmę przed dłużnikami i przyśpieszyć spływ należności od klientów.

Zgodność z przepisami prawa

Monitoring należności działa w oparciu o istniejące przepisy prawa. W jego tworzeniu i ciągłym rozwijaniu, a także kontroli nad wykorzystaniem informacji zgodnie z prawem, bierze udział nasza kancelaria prawna. Dzięki naszemu doświadczeniu w branży windykacyjnej, wiemy jak powinien wyglądać proces ochrony należności, z poszanowaniem dobrych relacji handlowych.

Jak to działa?